Elektronische Aktenführung im DMS implementieren und rechtskonform umsetzen

Zielgruppen:

 öffentliche und halböffentliche Einrichtungen, Privatwirtschaft

Fachliche Voraussetzungen:

keine

Technische Voraussetzungen:

Audio-, Mikro- und Videozugang (Zoom)

Systematik der Agenturen für Arbeit:

keine Angaben

Inhalte

Die Digitalisierung des öffentlichen Dienstes stellt Länder und Kommunen vor erhebliche technische und rechtliche Herausforderungen. Die Einführung der E-Akte gemäß der E-Government-Gesetze erfordert weitreichende Reformen zur Modernisierung der Verwaltungsarbeit. Dies beinhaltet insbesondere die Ablösung der traditionellen papierbasierten Verwaltung durch die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Öffentliche Einrichtungen stehen vor der Aufgabe, ihre Geschäftsprozesse mithilfe moderner Technologien zu optimieren, um eine effizientere und benutzerfreundlichere Organisation für Bürger und Bürgerinnen sowie Mitarbeitende zu gewährleisten.

In diesem eintägigen Praxisseminar werden die Teilnehmenden darauf vorbereitet, effektive Digitalisierungsvorhaben umzusetzen. Dabei werden Strategien zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erläutert und praxisnahe Ansätze zur Vermeidung von Fehlern, beispielsweise bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung, vermittelt. Darüber hinaus werden Themen wie elektronische Aktenbearbeitung und -führung behandelt sowie Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten und die Erstellung entsprechender Verfahrensdokumentationen erläutert. Ein praxisnahes Beispiel zur digitalen Archivierung wird anhand des Landesarchivs in Berlin vorgestellt.

Zum Abschluss des Seminars werden die Teilnehmenden über die relevanten rechtlichen Grundlagen im Zusammenhang mit der elektronischen Aktenführung und der Digitalisierung von Papier informiert.

Inhaltsübersicht:

Ablauf eines effizienten Digitalisierungsvorhabens: die "Digitalisierungskette"
Dokumentenmanagementsystem (DMS) und praktische Vorgehensweise bei der Umstellung
Anforderungen & interne Einflussfaktoren
Die Einführung des DMS im Arbeitsalltag
Praktische Vorgehensweise bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung
und die Vermeidung von Fehlerquellen
E-Akte: Elektronische Aktenbearbeitung und Aktenführung
Externe Einflussfaktoren
IT-Umgebung
Das E-Archiv
Die digitale Archivierung
Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung von Rechnungen und Belegen
Erstellung einer Verfahrensdokumentation und deren Inhalte
Praxisbeispiel Landesarchiv Berlin
Rechtliche Grundlagen der elektronischen Aktenführung
Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung im digitalen Zeitalter
Der Beweis mit elektronischen Dokumenten
Digitalisierung von Papier aus rechtlicher Sicht
Begriffsbestimmungen / Scanstrategien
Folgen des Scannings für das Beweisrecht (§ 371b ZPO)
Anwendung der TR RESISCAN

Referenten:

Patrick Bardenhagen
Dipl. Kfm., MoS. Betriebswirtschaft
Aatsleiter
Kirchenamt in Stade

Carmen Schwietzer
Stellvertretende Direktorin
Landesarchiv Berlin

Prof. Dr. Henning Müller
Direktor
Sozialgericht Darmstadt