Beleg- und Dokumentenverwaltung, speziell für den Finanzbereich

Zielgruppen:

Fach- und Führungskräfte aus den Bereichen Finanzen und Organisation, Projektverantwortliche für den elektronischen Rechnungslauf

Fachliche Voraussetzungen:

keine

Technische Voraussetzungen:

Keine besonderen Anforderungen.

Systematik der Agenturen für Arbeit:

• C 0215-15-15 Finanzwesen, -management, -planung
• C 0250-10 Öffentliche Verwaltung

Inhalte

Nach der Umstellung auf die Doppik geht es nun daran, die Abläufe rund um das Thema Finanzen effizienter und sicherer zu gestalten. Eine Baustelle ist dabei das Thema der elektronischen Rechnung. Beginnend beim elektronischen Rechnungseingang über die optimale Gestaltung des
Rechnungslaufs und der elektronischen Anordnung bis hin zu einer revisionssicheren Ablage.
Im Seminar werden die einzelnen Schritte des elektronischen Rechnungsworkflows und die relevanten gesetzlichen Regelungen/Empfehlungen vorgestellt. Verschiedene organisatorische und technische Umsetzungsmöglichkeiten werden diskutiert, die die Alternativen der zentralen und dezentralen Buchung, des frühen oder späten Scannens sowie alternative Signaturvarianten berücksichtigen. Dazu werden die technischen Möglichkeiten der HKR-Systeme und von PDF-Programmen an praktischen Beispielen erläutert. Darüber hinaus werden Anwendungsmöglichkeiten im Rahmen anderer finanzabteilungsrelevanter Prozesse, wie bspw. der „Rechnungsausgangsbearbeitung“, der
Jahresabschlusserstellung oder Haushaltsplanung und -bewirtschaftung kurz angesprochen. Abgerundet wird das Seminar durch einen intensiven Erfahrungsaustausch.

Inhalte im Einzelnen:
- Elektronischer Rechnungslauf und elektronische Anordnung
- Posteingang und Rechnungsdurchlauf
- Frühes, integriertes oder spätes scannen
- Interne Kontrollsysteme
- Prozessuale Ablaufgestaltung
- Nutzung vorhandener Softwareprogramme
- Dienstanweisungen und Formblätter
- Verantwortliche für die einzelnen Aufgaben